Privacy en cookie statement

April 2024

Persoonsgegevens die wij verwerken

Jouw privacy wordt door ons gerespecteerd. Mondzorg Oostplein streeft ernaar om de privacy van al onze patiënten en kinderen in de leeftijd van 2 tot 18 jaar en hun ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers (nader te noemen je) zo goed mogelijk te waarborgen en zal vertrouwelijk omgaan met de informatie die je bij ons aanlevert. Om tandheelkundige zorg zo optimaal mogelijk aan je te verlenen, verwerkt Mondzorg Oostplein je persoonsgegevens. Hieronder worden de categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken verder beschreven.

Patiëntgegevens

Bij je eerste consult of behandeling vragen wij jou om je contactgegevens zoals NAW-gegevens, geslacht, telefoonnummer, geboortedatum, de gegevens van de zorgverzekering, huisarts, apotheek, school en eventueel een verwijsbrief.

Ook vragen wij om je e-mailadres, deze gebruiken wij om je te informeren over gemaakte afspraken, herinneringsmail(s) kort voor de afspraak. Afhankelijk van de frequentie van je periodieke mondonderzoek (tandartscontrole), sturen wij je een e-mail om je eraan te herinneren dat het weer tijd is voor een tandartsbezoek. Daarnaast gebruiken we jouw e-mailadres voor het toesturen van onze nieuwsbrief om je op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen in de praktijk. Je kunt ons uiteraard altijd een verzoek doen om je e-mailadres te verwijderen. Uiteraard vervalt dan al het e-mailcontact en de daarbij behorende servicemail. Het verzoek kun je mailen naar: info@mondzorgoostplein.nl.

Om je zo goed mogelijk van dienst te zijn vraagt Mondzorg Oostplein je om een aantal vragenlijsten in te vullen. Deze vragen hebben betrekking op jou en gaan over jouw gezondheid en/of ziektebeeld, eventueel medicijnengebruik en andere gezondheidsklachten en/of aandoeningen. Daarnaast vragen wij om je legitimatiebewijs, om te controleren dat het de juiste persoon betreft. Tot slot zijn wij wettelijk verplicht om je (BSN) Burgerservicenummer te controleren en te registreren en te gebruiken voor een juiste en veilige zorgverlening.

Veel van deze gegevens zijn zogenoemde ‘bijzondere’ of ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Dat zijn bijvoorbeeld medische gegevens en je BSN. Voor deze gegevens geldt dat Mondzorg Oostplein aan extra wettelijke eisen voldoet bij het verwerken van die gegevens.

Financiële gegevens

Als je zorg van ons krijgt, zijn wij verplicht deze zorg volgens bepaalde regels te registreren. Daarnaast hebben wij overeenkomsten met veel zorgverzekeraars. De zorgverlener verwerkt en koppelt diagnose gegevens aan declaratiecodes. Vervolgens worden deze gegevens gecontroleerd door onze medische administratie. Zij controleren de volgende gegevens van je:

  • Naam
  • Adres
  • Polis gegevens
  • Een eventuele verwijzing
  • Andere registraties die van belang zijn om een juiste declaratie van geleverde zorg in te dienen bij de zorgverzekeraar van u of toe te sturen.

Voor de betaling van facturen die niet worden vergoed door de zorgverzekeraar van jou maken wij gebruik van de diensten van een factoringmaatschappij (Infomedics), die van ons het debiteurenrisico overneemt.

Overige gegevens

Als je ons belt, bewaren we in ons elektronisch patiëntendossier de datum en het tijdstip van het gesprek. Onze medewerkers maken indien van toepassing hiervan een aantekening over de inhoud van het gesprek.

Mondzorg Oostplein gebruikt uitsluitend camera´s in de wachtkamer om ons en onze patiënten zo goed mogelijk te beschermen tegen diefstal, misbruik, vernieling of ander crimineel gedrag. Bij binnenkomst van de praktijk staat naast de toegangsdeur door middel van een sticker aangegeven dat het pand is voorzien van videobewaking. Camerabeelden worden 6 weken bewaard.

Waarvoor gebruikt Mondzorg Oostplein je gegevens?

Mondzorg Oostplein verzamelt en bewaart je persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze gegevens stellen Mondzorg Oostplein in staat om optimale zorg van hoge kwaliteit aan jou te leveren. Hieronder leggen we uit waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Verlening van zorg

Allereerst verwerkt Mondzorg Oostplein persoonsgegevens van jou voor de (uitvoering van de) geneeskundige behandelovereenkomst, oftewel de zorgverlening aan jou. Mondzorg Oostplein registreert de gegevens die je aan ons geeft vanaf het eerste contact. Om goede zorg te kunnen verlenen moeten we veel weten over de gezondheid, medicijngebruik en medische geschiedenis van jou en soms ook dingen over hoe je leeft (bijvoorbeeld over het gebruik van alcohol of roken). Alleen de mensen die betrokken zijn bij de zorgverlening aan jou hebben toegang tot jouw gegevens en alleen voor zover zij dit nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Als je bijzondere wensen hebt ten aanzien van je privacy, laat ons dit dan weten, wij waarderen je mening en feedback.

Declareren van zorg

Naast persoonlijke gegevens van je zoals (naam, adres, BSN en polisgegevens) en gegevens over de aan jouw geleverde zorg worden ook de volgende gegevens gebruikt van u voor het declareren van zorg bij de zorgverzekeraar:

  • de naam en AGB-code van de behandelaar*
  • de naam en AGB-code van de verwijzer*
  • met zorgverzekeraar overeengekomen tarieven voor de zorg die aan u geleverd is.

* AGB staat voor Algemeen Gegevens Beheer. Dit is een landelijke registratie code waarmee een zorgaanbieder door de zorgverzekeraar eenvoudig kan worden herkend.

De zorgverzekeraars kunnen door ons ingediende declaraties controleren. Zij controleren dan of bij een bepaalde diagnose de juiste zorg is geleverd en of voor de diagnose voor jou echt die zorg nodig was of dat je (eerst) behandeld kon worden met goedkopere zorg. Hierbij werken de zorgverzekeraars volgens het “Protocol materiële controle” dat te vinden is op www.zn.nl. Door dit protocol, blijft je privacy gewaarborgd.

Op de medische administratie controleert Mondzorg Oostplein de registraties en declaraties van onze hulpverleners op eenzelfde manier. Dit doen we om ervoor te zorgen dat de factuur die bij jouw zorgverzekeraar gedeclareerd wordt altijd juist is.

Kwaliteit van onze zorgverlening

Om de hoge kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde processen en (controle)systemen ingericht en nemen wij deel aan de (landelijke) prikpunt registratie van de KNMT. Hieronder leggen we u uit hoe we dit doen, waarom we dit doen en op welke manier we ervoor zorgen dat je privacy gewaarborgd is.

Versturen mail

Indien van toepassing versturen wij een email aan jou als patiënt. Op het moment dat deze email vertrouwelijke en/of medische informatie bevat zoals omschreven in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) versturen wij deze e-mail vanuit een beveiligde e-mail omgeving. www.zorgmail.nl.

Terugkoppeling aan verwijzer

Wij versturen een terugkoppeling naar jouw medisch specialist van je consult(en) en behandeling(en) bij ons, als dit nodig is met het oog op jouw tandheelkundige behandeling. Voor het versturen van deze email maken wij gebruik van een beveiligde mail omgeving. www.zorgmail.nl

Klachten

Als je een klacht indient over onze zorgverlening wordt deze klacht behandeld door een interne klachten coördinator. Indien het noodzakelijk is voor de behandeling van je klacht, worden je klacht en medisch dossier doorgestuurd naar onze aansprakelijkheidsverzekeraar. Voor het versturen van deze email maken wij gebruik van een beveiligde mail omgeving. www.zorgmail.nl.

Delen van persoonsgegevens met derden

Mondzorg Oostplein is soms verplicht om de persoonsgegevens die zij verzamelt en bewaart voor de uitvoering van haar dienstverlening aan derden te verstrekken. Je moet hierbij denken aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, politie en justitie of de FIOD-ECD. Mondzorg Oostplein geeft alleen medewerking aan een autoriteit na een controle of de vordering wel aan in de wet gestelde eisen voldoet.

Mondzorg Oostplein zal gegevens nooit doorgeven zonder dat zij daartoe verplicht is op grond van een rechtsgeldig bevel daartoe. Hieronder geven wij kort aan waar je aan kunt denken bij het verstrekken van gegevens vanwege wettelijke verplichtingen.


Zorgverzekeraars kunnen conform het “Protocol materiële controle” (te vinden op www.zn.nl) bij Mondzorg Oostplein inzage vorderen in medische dossiers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet.

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) kan in het kader van haar toezichthoudende taak inzage vorderen in patiëntendossiers, ook zonder toestemming van de patiënt. De IGJ heeft voor deze gegevens een afgeleid beroepsgeheim en mag deze gegevens in principe niet aan het Openbaar Ministerie (OM) verstrekken.

De politie, de rechter(-commissaris) en officier van justitie kunnen inzage vorderen in medische gegevens, maar het blijft de arts zelf die beslist of hij zich op het beroepsgeheim beroept of niet. Hij maakt daartoe een belangenafweging tussen het beroepsgeheim en belangen die in het gedrang komen bij het bewaren van het geheim. Alleen in gevallen waarin de arts zich duidelijk ten onrechte op het verschoningsrecht beroept, zal een rechter de beslissing van de arts overrulen.

Het OM vordert patiëntgegevens middels een bevel verleend door de Rechter-Commissaris. In uitzonderingsgevallen kan het OM gegevens bij de IGJ vorderen, namelijk indien het strafrechtelijk onderzoek niet op andere wijze kan worden uitgevoerd of als er zeer uitzonderlijke omstandigheden in het kader van de waarheidsvinding aan de orde zijn.

In sommige gevallen is Mondzorg Oostplein wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en de FIOD-ECD te verstrekken.

Voorkomen en bestrijden van (identiteits)fraude

Voordat je een eerste afspraak hebt bij de Mondzorg Oostplein wordt je gevraagd om een identiteitsbewijs, zoals je paspoort of identiteitskaart. Mondzorg Oostplein wil en moet vaststellen dat je daadwerkelijk bent wie u zegt. Wel vragen we je om bij de eerste afspraak (ter plekke) een foto te mogen maken om op te slaan in het medisch dossier. Om veilige zorg te garanderen zijn we verplicht om steeds opnieuw je identiteit te controleren, bij iedere stap die je in het zorgproces zet. Als we een foto van je hebben, kunnen we dit snel en gemakkelijk doen, zonder dat je steeds opnieuw je identiteitsbewijs hoeft te laten zien of unieke identificerende gegevens hoeft op te geven (zoals een combinatie van naam, geboortedatum en adres). Je bent echter niet verplicht om een foto te laten maken.

Wie zijn betrokken bij de verwerking van je persoonsgegevens?

Onze medewerkers


Alle medewerkers van Mondzorg Oostplein zijn gebonden aan het beroepsgeheim of een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle gegevens waarvan zij kennisnemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, door Mondzorg Oostplein ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten.

Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Werken met derden


Mondzorg Oostplein kan andere partijen inschakelen ten behoeve van ondersteuning van de zorgverlening of de systemen die we daarbij gebruiken. Denk hierbij aan onze leveranciers van bepaalde software of IT-systemen. Maar ook partijen die – een deel van de uitvoering van – de zorgverlening in opdracht van Mondzorg Oostplein voor hun rekening nemen, zoals apothekers, ziekenhuizen, academische centra, tandtechnisch en gewone laboratoria. Indien deze derden bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens, heeft Mondzorg Oostplein de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor je ze aan ons hebt verstrekt.

Mondzorg Oostplein kan de verzamelde informatie van haar patiënten aanvullen met gegevens die zij van derden verkrijgt om zodoende een beter en vollediger beeld te krijgen van het medisch dossier. Voor het opvragen van medische gegevens bij andere zorgverleners, wordt altijd jouw toestemming gevraagd.

Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Mondzorg Oostplein bewaart je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor Mondzorg Oostplein jouw gegevens heeft verzameld. Hoe lang je gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per (categorie van) gegeven(s) verschillen.

In geval van een duidelijke en vaste bewaartermijn van gegevens is de specifieke bewaartermijn genoemd in de relevante paragraaf in deze Privacyverklaring. Anders geldt dat Mondzorg Oostplein je medisch dossier conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving bewaart. Dat is in de meeste gevallen minimaal 15 jaar vanaf het moment dat de gegevens in het dossier zijn opgenomen.

Profilering, Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Mondzorg Oostplein gebruikt alleen functionele en analytische cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Er kan bijvoorbeeld worden bijgehouden hoeveel bezoekers een bepaalde pagina heeft en hoe lang de pagina wordt bezocht. Deze informatie is altijd anoniem en dus niet herleidbaar. Deze website maakt hiervoor gebruik van Google Analytics.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Bij het verzamelen en combineren van je gegevens maken we gebruik van anonieme cookies.

Wat doet Mondzorg Oostplein aan de beveiliging van je persoonsgegevens?

Privacy en de bescherming van persoonsgegevens heeft een hoge prioriteit binnen Mondzorg Oostplein.

Beveiligingsmaatregelen

Mondzorg Oostplein doet er alles aan om te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot je persoonsgegevens. Hiertoe treft Mondzorg Oostplein allerlei technische en organisatorische maatregelen in lijn met de daarvoor geldende normen voor de zorg. Daarnaast waakt Mondzorg Oostplein voor verlies, verminking en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wettelijke verplichting tot melden van een datalek

Mocht er toch iets niet goed gaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens, zodanig dat er sprake is van een zogenaamd ‘datalek’ dan meldt Mondzorg Oostplein dit bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. In het geval dat deze datalek waarschijnlijk ook ongunstige gevolgen heeft voor je persoonlijke levenssfeer, dan zullen we je zo snel mogelijk hierover informeren. We vertellen je dan wat het datalek inhoudt, wat Mondzorg Oostplein en ook jij er aan kunt doen om de schade zo beperkt mogelijk te houden en waar je terecht kunt met vragen over het datalek.

Jouw rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens

Inzage in je persoonsgegevens


Je hebt recht op inzage in je persoonsgegevens of die van jouw kind(eren). Je familieleden hebben alleen recht op inzage in je dossier als ze van jou een schriftelijke machtiging hebben. Ouders en wettelijke vertegenwoordigers mogen het dossier van hun kinderen onder de 12 jaar inzien.

Voor hun kinderen van 12 tot 16 jaar hebben ze toestemming van hun kinderen nodig voor inzage. Wie 16 jaar of ouder is, beslist zelfstandig over (toestemming tot) inzage. Mondzorg Oostplein mag een verzoek tot inzage in je eigen dossier (gedeeltelijk) weigeren als inzage schadelijk is voor de privacy van een ander. Na overlijden blijft het beroepsgeheim van kracht. Dat betekent dat jouw nabestaanden geen recht hebben om (delen van) je dossier in te zien. Dit is alleen mogelijk als jouw toestemming kan worden verondersteld of als er sprake is van zwaarwegende belangen. Wanneer je er zeker van wilt zijn dat een vertegenwoordiger na het overlijden inzage kan krijgen in je dossier, moet je hiervoor bij leven een machtiging verstrekken.

Correctie of aanvulling van jouw persoonsgegevens


Wanneer je denkt dat jouw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt je Mondzorg Oostplein schriftelijk verzoeken om de gegevens aan te passen. Als wij geen wijzigingen willen aanbrengen in jouw dossier, geven we duidelijk aan waarom we dit niet doen.

Je kunt ook een aanvulling in je dossier op laten nemen. Een aanvulling kan bijvoorbeeld een door jou geschreven verklaring zijn waarin je de zienswijze over de behandeling uiteenzet. Of een zienswijze van een andere zorgverlener (second opinion) die iets afwijkt of een aanvulling is op die van jouw behandelaar. Je geeft dit aan je behandelaar die het als aanvulling op zijn bevindingen opneemt in jouw dossier.

Verwijdering van jouw persoonsgegevens


Je kunt Mondzorg Oostplein verzoeken om (een deel van) je gegevens uit het dossier te verwijderen. Mondzorg Oostplein zal binnen drie maanden beslissen of we aan je verzoek kunnen voldoen. Wanneer wij je gegevens niet willen verwijderen, leggen we altijd goed aan je uit waarom we dat niet willen of kunnen doen.

Hoe doet je een verzoek?

Een inzage- of correctieverzoek kun je doen aan de balie. Je dient je daarbij te legitimeren. Mondzorg Oostplein is namelijk op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens verplicht zorg te dragen voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker om misbruik te voorkomen. Mondzorg Oostplein wil voorkomen dat anderen dan jijzelf inzage of correctie vragen voor je gegevens. Binnen maximaal 1 maand ontvang je een reactie van Mondzorg Oostplein.

Indien het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Indien dit het geval is, zal Mondzorg Oostplein dit binnen de initiële maand aan de verzoeker laten weten.

Voor de communicatierichting die de verzoeker en het treffen van maatregelen naar aanleiding van een verzoek zullen in beginsel de eerste keer geen kosten in rekening worden gebracht bij de verzoeker. Bij eventuele volgende verzoek(en) zal Mondzorg Oostplein kosten in rekening brengen (een redelijke vergoeding in het licht van administratieve kosten). Bijvoorbeeld wanneer verzoeker meerdere inzage verzoeken of herhaaldelijk ongegronde verzoeken indient. Mondzorg Oostplein mag in uitzonderingsgevallen ook weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.

Hoe kun je ons bereiken?


Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens kunt je ons een e-mail sturen: info@mondzorgoostplein.nl of telefonisch contact opnemen:

010 – 307 64 11 tussen 9.00 en 12.00 uur.

Mondzorg Oostplein

crossmenuchevron-down